「説明する」の敬語（尊敬語・丁寧語・謙譲語）は？ビジネスメールでの使い方と例文も！言い換え表現も解説！

「説明する」の敬語（尊敬語・丁寧語・謙譲語）は？ビジネスメールでの使い方と例文も！言い換え表現も解説！

仕事では、商品仕様や手続き、方針などを相手へ説明する場面が頻繁にあります。

しかし「説明する」をそのまま敬語にすると、相手が行う説明なのか、自分が行う説明なのかによって適切な表現が変わるため、迷うこともあるでしょう。

本記事では、尊敬語、謙譲語、丁寧語の違いを整理しながら、ビジネスメールや会話で失礼になりにくい使い方を紹介します。

誰が説明するのかを先に判断することが、自然な敬語を選ぶ第一歩です。

「説明する」の敬語の一覧表

それではまず、「説明する」の敬語について解説していきます。

結論からいうと、相手や第三者の行為には「ご説明になる」、自分側の行為には「ご説明する」「ご説明申し上げる」を使い分けるとよいでしょう。

尊敬語と謙譲語と丁寧語の基本一覧

尊敬語は相手や目上の人の動作を高める表現であり、謙譲語は自分や自社側の動作をへりくだって伝える表現です。

丁寧語は、文末を「です」「ます」に整える言い方で、相手の動作そのものを高める働きはありません。

区分	主な表現	使う相手	使用例
尊敬語	ご説明になる	取引先、上司、お客様	部長がご説明になります
尊敬語	説明なさる	取引先、上司、お客様	担当者が説明なさいます
謙譲語	ご説明する	取引先、お客様	私からご説明いたします
謙譲語	ご説明申し上げる	特に敬意が必要な相手	詳細をご説明申し上げます
丁寧語	説明します	社内、一般的な案内	資料を説明します
丁重表現	説明いたします	取引先、お客様	手順を説明いたします

「ご説明」は名詞に接頭語の「ご」を付けた形で、後ろに続く動詞によって敬語の方向が決まります。

「ご説明になる」は相手側、「ご説明いたします」は自分側という対比を覚えておくと判断しやすくなります。

場面別の使い方の一覧

同じ内容でも、メール、対面、電話、会議では聞こえ方が少し異なります。

相手との関係や用件の重さに合わせて、適度な敬意を選ぶことが大切です。

場面	おすすめの表現	例文
顧客へのメール	ご説明いたします	下記のとおりご説明いたします
重要な正式案内	ご説明申し上げます	変更内容をご説明申し上げます
上司の予定共有	ご説明になります	会議では部長がご説明になります
社内会議	説明します	続いて資料の内容を説明します
電話での案内	ご案内いたします	担当より順にご案内いたします
補足の連絡	お伝えします	補足事項をお伝えします

過度にかしこまりすぎると、短い連絡でも距離のある印象になる場合があります。

一方で、社外の相手に「説明します」だけを繰り返すと、状況によってはやや素っ気なく感じられるかもしれません。

最初に押さえたい判断基準

敬語選びで最も重要なのは、説明する人が誰かという視点です。

相手が説明するなら尊敬語、自分や自社の担当者が説明するなら謙譲語を使います。

自社の社長や上司であっても、社外の人に対して話すときは自分側の立場として扱います。

たとえば取引先に「弊社社長がご説明になります」と言うより、「弊社社長からご説明いたします」のほうが基本的には適切です。

尊敬語における「ご説明になる」の使い方

続いては、相手の説明を表す尊敬語を確認していきます。

代表的な表現は「ご説明になる」と「説明なさる」であり、相手の行為を敬って述べるときに用います。

「ご説明になる」の自然な使い方

「ご説明になる」は、「ご」を付けた名詞に「なる」を続ける尊敬表現です。

取引先の担当者、顧客、上司などが説明を行う場合に使用できます。

たとえば「担当者様から詳細をご説明になる予定です」よりも、「担当者様から詳細をご説明いただく予定です」のほうが、文脈によっては自然になることがあります。

これは、説明する事実を述べるのか、自分が説明を受けることを述べるのかで焦点が変わるためです。

「ご説明になられる」は、「なる」と「られる」が重なった二重敬語になりやすいため、避けるほうが無難です。

尊敬語は敬意を重ねればよいわけではなく、自然な形を選ぶことが重要です。

「説明なさる」と「ご説明くださる」の違い

「説明なさる」は「する」の尊敬語である「なさる」を用いた表現です。

やや改まった響きがあり、相手の積極的な行為を表すときに向いています。

「ご説明くださる」は、相手が自分のために説明してくれるという恩恵の意味合いを含みます。

表現	意味合い	例文
ご説明になる	相手が説明する事実	先生がご説明になります
説明なさる	相手の行為を高める	社長が説明なさいます
ご説明くださる	自分のために説明してくれる	担当者がご説明くださいました
説明していただく	相手から説明を受ける	担当者に説明していただきます

相手への感謝を含めたい場合は、「ご説明くださり、ありがとうございます」が使いやすい表現です。

相手の予定を確認するだけなら、「ご説明いただけますでしょうか」と依頼の形にするとやわらかく伝わります。

尊敬語で避けたい誤用

「ご説明される」は誤りではありませんが、尊敬表現としては少し曖昧に聞こえることがあります。

受け身の意味にも取れるため、相手を明確に立てたい場面では「ご説明になる」や「説明なさる」が安心です。

また、「お説明になる」は通常使いません。

「お」と「ご」はどちらでも付けられるわけではなく、「説明」には一般に「ご説明」が用いられます。

謙譲語における「ご説明する」の使い方

続いては、自分側が説明する場合の謙譲表現を確認していきます。

社外の相手や顧客に対しては、「ご説明いたします」が最も幅広く使える基本表現です。

「ご説明いたします」の位置づけ

「ご説明いたします」は、自分が相手に説明することを丁寧に述べる表現です。

「いたす」は「する」の謙譲語であり、相手に対する敬意を示します。

メールの本文、電話の案内、会議での発言など、幅広い場面で使える便利な言葉です。

「ご説明させていただきます」は、相手の許可を得て行う行為である場合に限ると、より適切になります。

単に自分が説明するだけなら、「ご説明いたします」で十分なことが多いでしょう。

「ご説明申し上げます」の使いどころ

「申し上げる」は「言う」の謙譲語として知られていますが、「ご説明申し上げる」のように、相手へ行う行為を強くへりくだって伝える表現としても使われます。

重要な契約、謝罪、公式通知、役員クラスへの報告など、特に丁重さが求められる場面に適しています。

ただし、日常的な簡単な連絡で多用すると、やや重い印象になることもあります。

通常の業務連絡は「ご説明いたします」、格別に改まった場面は「ご説明申し上げます」と考えると選びやすくなります。

「説明させていただく」の注意点

「説明させていただく」は丁寧に聞こえますが、いつでも使える万能表現ではありません。

相手の許可や依頼を受けて説明する場合、または相手の厚意によって説明の機会を得た場合に自然です。

たとえば、セミナーで登壇を許可された場面なら「本日はご説明させていただきます」が成立します。

一方で、こちらから一方的に案内するメールでは、「ご説明いたします」のほうが簡潔です。

状況	適した表現	理由
通常の案内	ご説明いたします	簡潔で標準的
重要な公式説明	ご説明申し上げます	高い敬意を示せる
依頼を受けた説明	説明させていただきます	許可や機会への配慮がある
社内の説明	説明します	過度な敬語を避けられる

ビジネスメールにおける例文

続いては、ビジネスメールで使いやすい例文を確認していきます。

敬語が正しくても、件名、宛名、要件の順序が整っていなければ読み手の負担になります。

案内と資料送付の例文

資料を送るメールでは、添付した目的と、相手に見てほしい箇所を明確に伝えます。

「添付資料にてご説明いたします」と書くと、資料そのものが説明の役割を担うことを自然に示せます。

何を説明するのかを具体的に書くと、相手は確認すべき内容を把握しやすくなります。

会議や打ち合わせの案内例文

会議の案内では、誰が説明するのか、どの程度の時間を予定しているのかを添えると親切です。

相手に参加を求める場合は、命令的な表現を避けて、都合を尋ねる形に整えます。

自社の担当者について社外へ伝える場合も、「弊社担当者よりご説明いたします」とするのが基本です。

自社側の人を必要以上に高めない点に注意しましょう。

お詫びを伴う説明の例文

不具合や遅延について説明するメールでは、事実の説明より先に、相手へのお詫びを伝えます。

原因が確定していない段階で断定せず、現時点でわかっていることと今後の対応を分けて示す姿勢が大切です。

謝罪文では、「説明します」よりも「ご説明申し上げます」がなじみます。

ただし、長い言い回しで責任の所在をぼかさないことも、信頼を保つうえで欠かせません。

「説明する」の言い換え表現

続いては、「説明する」の言い換え表現を確認していきます。

同じ語を繰り返すと文章が単調になるため、目的に応じて「案内する」「伝える」「共有する」などを選ぶと読みやすくなります。

案内するという言い換え

手順、場所、サービス内容、申し込み方法などを知らせるときは、「ご案内いたします」がよく使われます。

相手が次に何をすればよいかを示すニュアンスがあり、実務的な連絡と相性のよい言葉です。

「詳細は担当者よりご案内いたします」「当日の流れをご案内いたします」のように使えます。

手順や選択肢を示す場面では「案内」が自然でしょう。

お伝えするという言い換え

要点や結論、連絡事項を簡潔に届けたい場合は、「お伝えいたします」が便利です。

説明ほど詳しく話す必要がないときにも使いやすく、メールの冒頭や締めにもなじみます。

たとえば「決定事項をお伝えいたします」「確認結果をお伝えいたします」と書けます。

相手から聞いた内容を別の人に伝える場合は、敬語の向きが混乱しやすいため、誰の発言かを明示するとよいでしょう。

共有するやご紹介するという言い換え

複数人で情報を持つ目的なら、「共有いたします」が適しています。

商品や担当者、資料などを初めて示すなら、「ご紹介いたします」も有効です。

言い換え	向いている内容	例文
ご案内いたします	手順、利用方法、予定	お申し込み方法をご案内いたします
お伝えいたします	要点、結果、連絡事項	確認結果をお伝えいたします
共有いたします	会議資料、進捗、情報	議事録を共有いたします
ご紹介いたします	商品、人、事例	新しい担当者をご紹介いたします
ご報告いたします	進捗、結果、完了事項	対応完了をご報告いたします

言い換えは丁寧さを足すためではなく、内容を正確に伝えるために使うものです。

文脈に合う語を選ぶことで、相手の理解も進みます。

敬語表現における注意点

続いては、敬語表現で迷いやすい注意点を確認していきます。

正しい単語を選んでも、主語や相手との関係を取り違えると不自然な印象になることがあります。

二重敬語と過剰敬語の回避

「ご説明になられます」は、尊敬の意味が重なりやすい表現です。

「ご説明になります」または「説明なさいます」と言い換えると、すっきり伝わります。

また、「ご説明させていただかせていただきます」のように敬語を重ねる形も避けましょう。

敬語は足し算ではなく、相手と場面に合う一つの形を選ぶ作業と考えると整えやすくなります。

社内と社外で異なる扱い

社内では上司に対して「部長がご説明になります」と言えます。

しかし社外の取引先へ自社の部長について話す場合は、自社側をへりくだらせるのが基本です。

そのため「弊社部長よりご説明いたします」「担当者からご案内いたします」と表現します。

この考え方は、電話の取り次ぎやメールでの人物紹介にも共通します。

簡潔で読みやすい文章の工夫

長いメールでは、「ご説明いたします」を何度も使うより、一度説明した後は「詳細」「内容」「本件」などに置き換えると読みやすくなります。

一文に多くの情報を詰め込まず、結論、理由、対応の順に分けると、相手が内容を確認しやすくなります。

特に依頼や謝罪を含むメールでは、相手にしてほしいことを曖昧にしない配慮が必要です。

敬語の正しさと、相手がすぐ行動できる文章であることの両方を意識しましょう。

「説明する」の敬語のまとめ

「説明する」の敬語は、誰が説明するのかによって使い分けます。

相手や目上の人が説明する場合は「ご説明になる」や「説明なさる」を用い、自分や自社側が説明する場合は「ご説明いたします」や「ご説明申し上げます」を選びます。

通常の社外メールでは「ご説明いたします」が使いやすく、重要な通知やお詫びでは「ご説明申し上げます」が適しています。

また、案内、共有、報告、紹介など、伝える内容に合わせた言い換えを取り入れると、文章が具体的で自然になります。

主語と相手の立場を確認してから敬語を選ぶ習慣を付ければ、ビジネスメールでも会話でも自信を持って伝えられるでしょう。